Gestire le comunicazioni di gruppo

La comunicazione è importante e in questo post vi spieghiamo quali metodi usiamo per scambiare le informazioni durante l’organizzazione dell’addio al celibato e lo faremo trattando due aspetti diversi: il mezzo e l’approccio comunicativo.

Il mezzo di comunicazione

Oggi ci sono svariati canali di comunicazione a disposizione, mail, sms, whatsapp, facebook, ecc… , tutti validi purchè riusciate a trovare quelli più adatti a voi. Anzi, quello più adatto a voi. Perchè non c’è niente di peggio che iniziare a usare diversi mezzi per parlare con gruppetti diversi o, peggio ancora, per parlare con tutti i partecipanti, per fare un gran casino.

Negli addii al celibato che abbiamo organizzato le abbiamo provato qualsiasi canale di comunicazione e abbiamo scelto whatsapp come mezzo per parlare con i partecipanti perchè:

• tutti (o quasi) hanno whatsapp
• creare e gestire un gruppo è semplicissimo
• è immediato
• utilizza internet e non traffico telefonico
• diventa strumento di aggregazione e coinvolgimento perchè durante l’addio al celibato si potranno condividere foto e video tra tutti quanti
• lo si può usare anche dove non hai il roaming collegandosi a un wifi

Su quest’ultimo vantaggio vogliamo comunque porre un punto di attenzione: quando siete fuori roaming diventa complicato gestire la comunicazione. Se il gruppo si divide, definite un’ora e un punto di ritrovo e accertatevi che li conoscano tutti.

L’approccio comunicativo

Si dice sempre che la comunicazione sia uno degli aspetti più importanti in una azienda. E’ così anche durante un viaggio.

Una comunicazione gestita correttamente ha degli indiscussi vantaggi:

• riduce al minimo incomprensioni nella fase di pianificazione e prenotazione
• fa sentire tutti i partecipanti più coinvolti
• limita i tempi morti a prendere decisioni e ad aspettarsi reciprocamente durante lo stag party

Ma cosa vuol dire avere un buon approccio comunicativo quando parliamo di un gruppo di amici che si organizza un addio al celibato? A cosa dovete fare attenzione?

• informate sempre tutti i partecipanti contemporaneamente sui vostri progressi nell’organizzazione. Non create amici di serie A e di serie B condividendo le informazioni solo con alcune persone
• create una comunicazione partecipativa: chiedete consigli, suggerimenti, proponete un paio di opzioni ogni volta che c’è da prendere una decisione
• siete gli organizzatori, quindi siate i primi a rispettare le scelte e richieste di qualsiasi partecipante
• sedate le discussioni sul nascere, ci vuole diplomazia nell’organizzare un addio al celibato

Ricapitolando

Ci sono interi libri e grandi scienziati e psicologi che spiegano nel dettaglio come parlare a gruppi di persone e come usare la diplomazia ma, se usate questi nostri piccoli suggerimenti, avrete sicuramente la vita più facile.

Buona comunicazione a voi!